Onvoorstelbare verspilling

Dit stuk is een persoonlijk relaas van iemand in een hoge positie bij een grote multinational die we goed kennen. Om privacy redenen noemen we geen namen. Helaas gaat het er in sommige organisaties nog erger aan toe dan je kunt of zelfs wil vermoeden. - Arnold Blits


Vertrouwen komt voort uit een relatie tussen mensen, wat ook voor een werkrelatie geldt. Dus wat gebeurt er als er in een bedrijf geen enkele relatie wordt opgebouwd? Precies, geen vertrouwen. En dat begint, zoals meestal, bij de top. Toen ik van een midsize Nederlands bedrijf meeverkocht werd met de boedel aan een groot Amerikaans concern, heb ik twee jaar lang met verbazing beleefd wat het betekent om in een bedrijf zonder enig vertrouwen te werken. Met name het effect op efficiëntie in het bedrijf is enorm, hier zijn enkele voorbeelden.

Earning trust, every day
Dit was de slogan die de incoming CEO 5 jaar eerder had gelanceerd. Prima als dat zou duiden op geen arrogantie of zelftevredenheid, dat je altijd hard moet werken door transparent, consequent en kwetsbaar te zijn. Maar dat was hij niet. Als een ware turn-around CEO zette hij terstond het zittende MT op straat en vloog zijn bekenden in, onderhandelde met de autoriteiten over een dreigende sluiting van 2 fabrieken en zijn CFO wist in korte tijd aandeelhouders te overtuigen dat het allemaal goed zou komen. Dit alles werd begeleid door een blinkend mooie comunicatie-campagne en een 50 pagina dik document waar alles in stond, het “core document”. Dit bevatte Mission, Vision en Values (22 stuks), principles, guidelines, leadership behaviours en nog veel meer. Maar vertrouwen werd er niet gegeven: ieder personeelslid dat werd aangenomen ergens ter wereld (55.000 man) moest worden ge-OKed door de CEO (wat gemiddeld zo'n 6 weken duurde). En na 3 dagen met 400 senior managers te hebben gebrainstormd over emotional intelligence en leiderschapsstijlen, moest ik in het vliegtuig terug uit de krant lezen dat er 5500 man uit moest om de bottomline te redden. Geen vertrouwen, waardoor de CEO dat niet met zijn senior managers kon bespreken, laat staan hun steun vragen. En ook niet erg efficiënt, want niemand werkte mee aan het optimaal inkrimpen van de organisatie. Een ieder probeerde de headcuts elders te laten vallen.

Angst regeert
En waarom pikt iedereen dat dan, vroeg ik me steeds af? Mijn directe baas vraagt aan zijn 10 landen directeuren hoe het hoofdkantoor beter de business kan helpen. Maar als er voorzichtig wat suggesties komen en indicaties dat dingen niet werken, worden die stuk voor stuk afgedaan als problemen die toch zo op te lossen zijn. Dat is toch simpel, waar hebben we het over? Geen erkenning dus. En iedereen pikt dit gemanipuleer, omdat ze bang zijn hun bonus payout te missen, want angst regeert.
Ook aan de CEO in Q&A sessies tijdens meetings wordt niks gevraagd wat de moeite waard is. Dat komt omdat alles van tevoren moest worden ingediend en is gescreend door de communicatie staf om te voorkomen dat er 'ongemakkelijkheden' ontstaan. Tijdens de eerder genoemde leiderschapssessies moesten de panelleden een dag eerder invliegen om te worden gebriefd wat ze wel en wat niet mochten zeggen. Ook dat kostte veel extra tijd. Maar niemand protesteert, want angst regeert.

Ben ik nou zo dom?
Het is namelijk niet duidelijk wat de regels van het spel zijn. En als je laat blijken dat je het niet snapt ben je zuur. Hoe wordt mijn bonus eigenlijk berekend? Of  welk targeting model bedoelt mijn baas? Wanneer is die nieuwe marketing campagne nou naar ons geëmaild? Laat staan dat je weet of je op een career pathway zit (zoals beschreven in het core document) of op het uitrangeer terrein. Dat beslist de baas en je weet niet eens of diens baas dat weet.

Nog een voorbeeld: De instructies voor de budget bespreking waren duidelijk: geen death by powerpoint, gewoon je strategisch plan goed kennen. Tot je van je 3 voorgangers hoort dat dat niet gevraagd werd, maar dat de baas verwachtte dat je van ieder marktsegment de targeting van je verkopers tot 3 cijfers achter de komma paraat had (wat niet in het strategisch plan staat). Vandaar dat ze een budgetbespreking hadden die 14 uur duurde, waarbij een totale vernedering van iedere BU directeur plaats vond. Heb ik nou weer een tussentijdse instructie gemist? Maar ja, toen ik dus goed voorbereid met 300 slides aan de beurt was, zei mijn baas: met jou is alles in orde, we hebben 90 minuten, dan moet ik naar het vliegveld. Willekeur voert de boventoon. Je kunt niet winnen. Er valt geen erkenning te verdienen.

Medals for mediocracy
Erkenning is dat je serieus genomen wordt. Dus als je na een half jaar aan je baas probeert aan te geven dat je wat moeite hebt met de rommel van je voorganger op te ruimen, wil je niet dat hij je afkapt met: ”praten over het verleden heeft geen zin, uitdagingen in de toekomst wil ik horen”. Of dat wanneer je na  zo'n marathon budgetbespreking vraagt: ”is mijn budget (waar we met het hele team 4 weken aan gewerkt hebben) nou goedgekeurd?” je gewoon geen antwoord krijgt. Nee, de dag voor kerst wordt per email je sales target (wat je had opgegeven) en je kosten budget (20% minder dan je had gevraagd) voor het komende jaar opgestuurd. Als je technisch directeur daarentegen als eerste een registratie file heeft ingediend bij de autoriteiten omdat hij toevallig als eerste alle papieren van het hoofdkantoor kreeg, dan worden we overstelpt met felicitatie emails, van goed gedaan! En minstens 10 man op de cc die met de reply-to-all knop meedoen aan deze felicitaties-voor-niks. De man doet gewoon zijn werk!

Iedereen op de cc.
Als een collega iets van je gedaan wil krijgen, zet hij gewoon wat hoge mensen op de cc., dat voert de druk wel op. En de meeste collega's hanteren de reply-to-all knop om de afzender van repliek te dienen, zo blijft men ingedekt. Soms krijg ik emails met enorme files waarvan ik maar niet weet wat ik ermee moet, de (blinded) distribution lists zijn niet altijd goed, geloof ik. Je inbox stroomt daarmee wel vol, maar dat wordt 'opgelost' door de inbox size te maximeren tot 75MB, zodat je constant met offline folders in de weer bent om niet afgesloten te worden. Efficiënt?

Mensen als paperclips
'People are our most important assets.' Maar nadat je baas je budget had opgestuurd (per email dus), stuurde de Global HR baas een bericht dat alle trainingen en opleidingen voor een jaar waren ´bevroren´. Dat bespaarde nog eens 55 miljoen wereldwijd. “Maar dit wordt gefinancierd vanuit ons budget wat al is goedgekeurd”, probeerde ik nog. Helaas. Wel lastig als er tegelijkertijd een hiring freeze is, waardoor je met name intern moet schuiven en dus moet opleiden. Dus werkte iedereen te hard, veel ziekteverzuim en weinig efficientie. En zo was iedereen de hele dag bezig het systeem te managen, proberen te begrijpen wat er verwacht werd en een indruk te krijgen hoe je het zelf deed. Men was dus niet bezig met zijn mensen en de echte business. In alle opzichten een onvoorstelbare verspilling van mensen, tijd en geld.

Tot slot, het bedrijf is nu verkocht. Er moet wederom 15.000 man uit. De CEO heeft 150 miljoen opgestreken en gaat door naar de volgende klus. Het aandeel heeft uiteindelijk geen groei laten zien tijdens zijn leiding, maar dat kwam vast door heel veel externe factoren...


[Terug naar Ingezonden]